[Office] メールアーカイブ機能を使ってみよう

Office365のメールにはアーカイブ機能がある。
用は済んだが削除したくないメールを保管しておくのに便利な機能だ。
ここでは各種Outlook(PC版、アプリ版)の使用方法について記載する。





アーカイブ方法 Outlook2016(PC版)

PC版のOutlook2016では、画面上部古いアイテムの整理をクリックすると自動的にアーカイブフォルダにメールが移動する。
アーカイブフォルダがない場合は自動作成される。
Outlook2016_アーカイブ方法

 

自動でアーカイブフォルダに仕訳することも可能だ。
ファイルオプション詳細設定古いアイテムの整理自動整理の設定を開き、
outlook_option1

 

 

次の間隔で古いアイテムの整理を行うにチェックを入れる。
outlook_option2

 

これで定期的に古いメールがアーカイブされる。アーカイブするメールの期間や間隔は任意に設定できる。特にこだわりが無ければデフォルトのままでよいだろう。

 

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アーカイブ方法 Outlookアプリ版

スマートフォンのOutlookアプリではスワイプ操作で簡単にアーカイブできる。
設定スワイプオプションを選択。
Outlookアプリ_設定1

 

右スワイプ左スワイプにアーカイブを割り当てる。これで設定は完了だ。
Outlookアプリ_設定2

 

スワイプ時は確認画面が出るので、間違えてスワイプした場合でも元に戻せる。
Outlookアプリ_アーカイブ方法

アプリ版からは自動整理設定はできない。PC版で自動整理設定すると、アプリ側でもアーカイブフォルダに自動整理される。

 




 

 

アーカイブ方法 会社で導入している場合

会社で導入している場合、通常は管理者による設定が必要だ。
Exchange管理センター → 受信者を選択し
Outlook_ 管理者設定1

 

インプレースアーカイブの項を有効にする。
Outlook_ 管理者設定2

 

確認画面ではいを選択すれば設定完了だ。
Outlook_ 管理者設定3

 

ちなみにExchange管理センターで設定した場合、PC版にもアプリ版にも設定内容が反映する。