[Office]メールをOffice365に移行して分かった3つの注意点

筆者の会社ではメールサービスをOffice365に移行した。非常に便利だが、運用や設定で気を付けないと業務に支障が出る点もある。ここでは筆者が経験した問題点と回避方法について記載する。





 

前提

Office365への移行は以下内容で行っている。以後、これを前提に述べる。

  • メールサーバは外部ホスティングサーバ→Office365へ移行
  • クライアントPCのOSはWindows10Windows7
  • メールデータ移行はクライアントPC→Office365(クラウドストレージ)にコピー
  • メールはOUTLOOKで管理。今回、OUTLOOK2007OUTLOOK2016へ移行
  • Office365のライセンスプランはBusiness Premium

 

365移行後、メールの送受信ができない?

Office365移行直後、メールの送受信ができない。これは、ローカルPCのメールデータを移行した場合に発生する。データ移行自体はドラッグ&ドロップで手軽にできるのだが、裏では同期を取るためメールデータをクラウド側へアップロードする作業が始まる。容量が大きければそれだけアップロード時間もかかり、その間メール送受信は遅くなってしまう。メールデータを移行する場合は業務に影響のない時間帯を選んだほうが良い。
OUTLOOKステータスバーにすべてのフォルダーが最新の状態ですとあれば移行は完了だ。

outlook-statusbar

 

移行時間はメール容量と通信環境による。ちなみに筆者の会社では同期完了まで2日かかったケースもあった(メール容量は十数ギガ)。終わるまで気長に待つしかない。




OUTLOOKで過去メールが1年分しか表示されない?

OUTLOOK2016でしばらく運用していると、過去メールが1年分しか表示されないという現象が発生した。原因はExchangeキャッシュモードの設定。ここの設定期間をすべてにすることで解消する。
Exchangeキャッシュモードはオフライン時でもメール閲覧するための設定で、デフォルト設定では12か月分メールデータをローカルに保存する。その為ネットワークに接続していない環境だと過去12ヶ月分しか表示されない。

outlook-account

 

OWAに接続できない?

OWA(Outlook Web Access)はWebブラウザでOUTLOOKが使えるので、Webブラウザさえ使えればどこでもメールできる便利な機能だ。しかし開始当初はサインインしてもサービスに接続できない事態が多発した。原因はサインインURLの問題で、正しいURLは以下。
https://login.microsoftonline.com

googleやBingで「Office365 サインイン」と検索すると、検索上位に「portal.office.com」が表示されたりするが、こちらのURLだとうまくサインインできないケースがある。その場合は上記の正しいURLでサインインしなおしてみよう。