Office Outlookメールアーカイブ機能を使って業務効率化!

Office365のメールにはアーカイブ機能があります。

用は済んだが削除したくないメールを保管しておくのに便利な機能です。使っていない人は、ぜひ使ってみてほしい。(以外と使っていない人多いんですよね) 受信フォルダの整理は業務効率UPに欠かせない!

ここでは各種Outlook(PC版、アプリ版)の使用方法について説明します。

アーカイブ方法 Outlook2016(PC版)

PC版の Outlook2016 では、画面上部 古いアイテムの整理 をクリックすると自動的にアーカイブフォルダにメールが移動します。

ちなみに、アーカイブフォルダがない場合は自動作成される。古いアイテムの整理

自動でアーカイブフォルダに

自動でアーカイブフォルダに仕訳することも可能です。

ファイル オプション 詳細設定 古いアイテムの整理 自動整理の設定 をクリック

outlook_option1

次の間隔で古いアイテムの整理を行う にチェックを入れる。

outlook_option2

これで定期的に古いメールがアーカイブされる。

アーカイブするメールの期間や間隔は任意に設定できる。特にこだわりが無ければデフォルトのままでよいだろう。

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アーカイブ方法 Outlookアプリ版

スマートフォンのOutlookアプリでは、スワイプ操作で簡単にアーカイブできるように設定します。

設定 スワイプオプションを選択。

Outlookアプリ_設定1

右スワイプ左スワイプにアーカイブを割り当てる。これで設定は完了だ。

Outlookアプリ_設定2

スワイプ時は確認画面が出るので、間違えてスワイプした場合でも元に戻せる。

Outlookアプリ_アーカイブ方法

アプリ版からは自動整理設定はできない。

PC版で自動整理設定するとアプリ側でもアーカイブフォルダに自動整理される

会社で導入している場合

会社で導入している場合、通常は管理者による設定が必要です。

Exchange管理センター → 受信者を選択し

Outlook_ 管理者設定1

インプレースアーカイブの項を有効に。

Outlook_ 管理者設定2

確認画面ではいを選択すれば設定完了。

Outlook_ 管理者設定3

ちなみにExchange管理センターで設定した場合、PC版にもアプリ版にも設定内容が反映する。

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